۶ راه برای بهبود فرآیند مدیریت تحویل در کسب‌وکارها
- مقالات و اخبار
- پنج شنبه 18 اسفند 1401
آیا می‌دانستید که ۷۹ درصد از کسب‌وکارهایی که زنجیره‌های تامین کارآمد دارند، درآمدی بیشتر از میانگین صنعت خود کسب می‌کنند؟ مدیریت تحویل در این فرآیند بسیار مهم و گام نهایی در زنجیره است. اما چگونه می‌توان از کارایی این فرآیند اطمینان حاصل کرد؟ در ادامه با ۶ روش برای بهبود فرآیند مدیریت آشنا می‌شویم.
راهکار اول فرآیند اولویت‌بندی ارسال سفارش‌ها را ساماندهی کنید
همیشه امکان ارسال همه سفارشات به صورت یکجا وجود ندارد. این امر وجود سیستمی برای اولویت‌بندی سفارشات را ضروری می‌کند. در این صورت، می‌توانید مشخص کنید که چه سفارش‌هایی می‌توانند برای تاریخ بعدی کنار گذاشته شوند.
شما می‌توانید به روش‌های مختلفی این اولویت‌بندی را ساماندهی کنید. اکثر مشاغل این کار را بر اساس تاریخ یا مکان تحویل انجام می‌دهند. داشتن پارامترهای مشخص تصمیم‌گیری به شما این امکان را می‌دهد که به‌راحتی اولویت ارسال را مشخص کرده و کارایی فرایند را افزایش دهید.
حتما اطمینان حاصل کنید که یک لیست سفارش اولویت‌بندی‌شده شما منعطف باشد و با ورود یک سفارش جدید نحوه اولویت‌بندی لیست طبق روش انتخابی‌تان به‌روزرسانی شود.
راهکار دوم به تعهدات خود پایبند باشید
دانستن اینکه یک کالا کجا و چگونه تحویل داده می‌شود به اندازه سرعت تحویل برای مشتریان مهم است. اگر شفافیت یا ارتباط موثر با مشتریان نداشته باشید، به شهرت شما آسیب خواهد رسید. پایبندی به وعده‌های تحویل به دو چیز بستگی دارد. اولین مورد داشتن یک سرویس کوریر قابل‌اعتماد است که اهمیت تحویل به‌موقع را درک کند. اگر بتوانید پنجره‌های زمانی را به برنامه خود اضافه کنید، امکان تحویل در اسلات‌های زمانی از پیش تعیین‌شده فراهم می‌شود. دوم، برقراری ارتباط با مشتریان است. شما می‌توانید این کار را با نرم‌افزار مدیریت تحویل مناسب انجام دهید. این ابزارها دقت و صحت کار را بهبود داده و در عین حال مشتریان را از طریق پیامک یا ایمیل مطلع می‌سازند.
راهکار سوم فرایندهای آماده‌سازی را تهیه و مستند کنید
اگر برنامه‌ای برای پردازش سفارش‌ها قبل از تحویل نداشته باشید، تأثیر منفی در کارتان خواهد داشت. نحوه آماده‌سازی و پردازش سفارشات باید به اندازه جدول زمانی تحویل دقیق باشد. فرایند و برنامه‌ای ایجاد کنید که برای همه اعضای تیم قابل‌استفاده باشد.
وقتی برنامه‌ها و فرآیندها مشخص باشند، پیروی از آنها برای همه آسان‌تر می‌شود. اگر در ناوگان خود رانندگان تحویل بار دارید، مطمئن شوید که آنها نیز از جایگاه خود در این فرآیند آگاه هستند. روشی که انتخاب می‌کنید باید با برنامه‌ریزی صحیح انبار همراه باشد. اگر ندانید مکان قرارگیری هر محصول کجاست، فرآیند چیدن و بسته‌بندی کند می‌شود.
راهکار چهارم پیش از ارسال، از صحت جزئیات و اطلاعات تحویل اطمینان حاصل کنید
هیچ چیز برای دقت در سفارش مضرتر از جزئیات نادرست نیست. آدرس یا شماره تلفن نادرست می واند مشکلات زیادی ایجاد کند، به خصوص اگر در طول یک زنجیره تحویل بزرگ واقع باشید. در بسیاری از موارد، این خطاها به مشتری مربوط می‌شود که جزئیات نادرست یا ناکافی برای ارسال ثبت کرده است.
راه‌های مختلفی برای رفع این مشکل وجود دارد. می‌توانید با بررسی کلی اطلاعات ارسالی ثبت سفارش آنلاین خود شروع کنید. ممکن است به‌سادگی از افراد بخواهید که آدرس خود را پس از وارد کردن مجدداً بررسی کنند و یا می‌توانید از ابزار هایآنلاین برای تأیید موقعیت مکانی آنها استفاده کنید.
هنگام برخورد با مشتریان جدید، ممکن است بتوانید با آنها تماس بگیرید تا یک آدرس را تأیید کنید. حداقل، مطمئن شوید که آنها باید جزئیات را در مرحله پرداخت آنلاین تأیید کنند.
با فناوری مناسب، چاپ برچسب‌های حمل نقل خود را به‌صورت خودکار دهید. انجام این کار به صورت دستی می‌تواند به معنای صرف زمان و تلاش زیادی از جانب کارگران شما باشد. همچنین ممکن است منجر به خطاها و جزئیات از دست رفته شود.
راهکار پنجم از فناوری مناسب بهره کافی ببرید
فناوری می‌تواند کمک بزرگی باشد و به شما امکان دهد فرایند پردازش سفارش را بهبود بخشید. تا جایی که می‌توانید فرآیندها را خودکار کنید تا شفافیت را بهبود داده و خطای انسانی را از بین ببرید. با ایجاد یک پایگاه داده از اطلاعات سفارش‌های هر مشتری شروع کنید. نکات مربوط به هر سفارش را می‌توان به آن ضمیمه کرد؛ مواردی مثل موقعیت مکانی فعلی سفارش در فرآیند تحویل. این نکته به شما امکان می‌دهد سفارشات را پیگیری کنید و ببینید مرسوله در کدامیک از مراحل تحویل، بسته‌بندی یا ارسال به کوریر قرار دارد. انجام این کار، همچنین می‌تواند به کاهش کاغذبازی نیز کمک کند. اسناد کاغذی تحویل می‌توانند به معنای اتلاف زمان، منابع و فضا باشند. ایمیل، پیامک و پیام‌رسان‌ها راه‌های سریع‌تر و کارآمدتری برای برقراری ارتباط هستند.
راهکار ششم فرایندها را پایش و به‌روزرسانی کنید
گاهی اوقات ایجاد بعضی تغییرات کارساز بوده و در برخی مواقع اینطور نخواهد بود. بررسی‌های دوره‌ای به شما امکان می‌دهد ببینید که چگونه می‌توانید بهبود ایجاد کرده و خدمات خود را تغییر دهید. تغییرات در مسیرها، برنامه‌های رانندگان و تمام فرآیندها باید مورد توجه قرار گیرند. این موارد را زیر نظر بگیرید تا ببینید نتیجه چگونه خواهد بود. سپس می‌توانید مشخص کنید که تصمیمات قبلی خود را حفظ و یا اصلاح کنید. علاوه بر نظارت بر تغییرات، از تیم خود بازخورد بخواهید. آنها در خط مقدم هستند و همه چیز را از نزدیک مشاهده می‌کنند. از رانندگان و تیم خود بخواهید صادق باشند و بگویند چه چیزی آنها را عقب نگه می‌دارد. از کارکنان خود بخواهید بگویند که چه چیزهایی در حال حاضر خوب کار می‌کنند. در نهایت، ببینید آیا راهکاری وجود دارد که انجام کار آنها را آسان‌تر کند یا خیر. همچنین، فراموش نکنید که از مشتریان خود نظرسنجی کنید.
گام نهایی؛ پیدا کردن شرکت قابل اعتماد و خبره
پس از اینکه سیستم‌های مدیریت تحویل داخلی خود را بهینه کردید، به شرکت‌های شخص ثالثی نیاز دارید که بتوانید به آنها اعتماد کنید. مطمئن شوید که آنها نیازها و حجم سفارشات شما را درک می‌کنند. با سیستم‌های قوی و یک شریک قابل اعتماد، مشتریانی وفادارتر خواهید داشت.
منبع
https://mobileonecourier.com/6-ways-to-improve-your-delivery-management-process/